Conceptverslag van de Algemene Ledenvergadering

Hier is het concept-verslag van de ALV vorige week.
Fijn dat jullie erbij waren, bedankt voor de positieve inbreng!
Houdt nog even rekening met de deadline voor ideeën voor de nieuwe kantine: 1 september a.s.!

M.vr.gr., Maurits.

Concept verslag ALV Essesteijn 15-07-2023

Opening

De vergadering wordt geopend om 13.00 uur.

Maurits de Lange zal de vergadering voorzitten bij gebrek aan een voorzitter in de vereniging. Leo Koster en Bep Beerbaum zullen aantekeningen maken.

Aanwezig: zie aangangsel onderaan dit verslag.

Afwezig met bericht: Huub van de Vrede, Aad Brizee, Stefania Giodini, Victoria Hamming, Margreet Ruijs, Monique Goemans, Karel Slingerland de Bloois, Madeleine Driessens, Ronald Slaager(?)

Er is 1 machtiging ontvangen van M. Karsten (tuin 30) aan J.Karsten (tuin 31).

Mededelingen

Agenda punt 10 zal eerder behandeld worden op verzoek van Dick Overduin. Het wordt nu behandeld na punt 4.

Ingekomen stukken

Er is een brief voor de leden binnen gekomen van Karel Slingerland de Bloois, die is via mail toegestuurd aan alle leden. Hij heeft gelijk wat betreft het te late tijdstip van de vergadering (deze had uiterlijk eind juni moeten plaatsvinden) en ook staat in onze statuten dat de uitnodiging voor ALV 4 weken van te voren moet worden verzonden. Er is een melding gedaan in de nieuwsbrief dat de uitnodiging er aan komt en de datum is vastgesteld op 15 juli. Verder is het bestuur gemachtigd om in dringende gevallen de uitnodiging later te versturen. Bij unanieme stemming wordt bepaald dat deze vergadering ondanks voornoemde bezwaren rechtsgeldig is. Ook is het voorstel van Karel om een commissie van toezicht in te stellen in stemming gebracht: de leden stemmen unaniem tegen dit voorstel.

Notulen vorige ALV

Per abuis is de datum oktober 2021 op de agenda gekomen, dit had moeten zijn ALV van 2-7-2022.

De notulen worden verder goedgekeurd, zonder op of aanmerkingen.

Nieuw plan Algemeen Werk

Dick Overduin heeft een voorstel geschreven voor een nieuw plan om het algemeen werk met ingang van 2024 anders aan te pakken. Na een discussie hierover besluit de ALV met meerderheid van stemmen om het plan van Dick in te voeren met handhaving van reeds de bestaande sanctie-maatregelen (ruilen-waarschuwing-boete).

Jaarverslag van de secretaris

Er missen jaarverslagen van de diverse commissies.in dit verslag. Afgesproken wordt dat er vanaf/per 1 januari 2024 door de diverse commissies een jaarverslag zal worden ingeleverd zodat de secretaris dit kan toevoegen aan het verslag.

Het verslag wordt verder goedgekeurd.

Financiën

A: Astrid Gas vertelt dat zij haar best doet als penningmeester, maar geen boekhouder is en daarom moeite heeft met een eindejaar rekening op te zetten en daarom staan er enkele posten op die misschien anders hadden moeten staan.

Bijvoorbeeld het eigen vermogen: dat moet anders worden verdeeld in relatie tot de reserveringen.

Er is geld voor de aanschaf van een nieuwe aanhanger. Aad Brizee heeft er een op het oog die zal worden aangeschaft, als hij zich wat beter voelt. De huidige aanhanger is onklaar dus tot de aanschaf van de nieuwe is er even geen aanhanger.

B: Leo Koster vertelt dat hij de plek van Huub van de Vrede heeft ingenomen bij de kascontrole, hij zat op dat moment nog niet in het bestuur. Samen met Tom van Koppen hebben zij de stukken gecontroleerd en goedgekeurd, met inachtneming van de aanbevelingen die de kascontrolecommissie heeft gegeven.

De ALV heeft de goedkeuring van de kascontrolcommissie bekrachtigd en decharge gegeven het bestuur.

Astrid vraagt hulp bij de boekhouding, bv 1x per kwartaal. Hac-Wah Ng biedt hulp aan. of uitbesteding, maar dat kost veel.

C: Het batig saldo zal worden bij geschreven bij de reservering van de kantine.

D: De jaarstukken worden goedgekeurd door de ALV.

E: Astrid geeft toelichting op de begroting 2023. De grondhuur is fors hoger geworden van daar de verhogong van de contributie. De subsidie voor tegemoetkoming voor deze kostenstijging (1500 euro) die we hebben gekregen van de Gemeente zal met instemming van de ALV worden toegevoegd aan de reservering voor de kantine i.p.v. terugstorten aan de leden.

F: De begroting en de balans per 31-12-2022 worden ook goedgekeurd door de ALV.

G: Gevraagd zal worden of Huub van de Vrede en Tom van Koppen ook volgend jaar de kascontrole willen doen, dit zal worden gemeld in de nieuwsbrief. Sanne Nusselder bied zich aan als reserve lid.

Opmerking uit vergadering: bestuur moet goedgekeurde financiële stukken tekenen. Het Bestuur zal dit doen.

PAUZE

Wijzigingen bestuur

Stefania Giodini heeft wegens te drukken werkzaamheden moeten besluiten om haar tuin op te zeggen en uit het bestuur te treden.

Zij wordt bedankt voor haar inzet en decharge wordt verleend.

Er wordt ook decharge verleend met terugwerkende kracht aan Karel Slingerland de Bloois, die vorig jaar aftrad maar nog geen decharge had gekregen omdat er nog lopende zaken waren.

Maurits de Lange is door de ALV benoemd als nieuwe voorzitter.

Tot het algemeen bestuur treden nu toe met instemming van de ALV: Victoria Hamming, (tuin 25), Leo Koster , (tuin 52), en Franska Tijhuis, (tuin 45).

Er blijft een zeer dringende oproep staan voor een secretaris, nu Maurits de lange de taak van voorzitter op zich heeft genomen. Een bestuur kan niet goed functioneren zonder een goed werkend dagelijks bestuur.

Helaas stelt niemand van de aanwezige leden zich beschikbaar.

Bouwplan Kantine

Het schetsplan wordt besproken. De meeste leden zijn enthousiast en denken mee door het geven van tips:

-Voor zonnepanelen kun je subsidie aanvragen. Deze wel laten plaatsen door vakmensen i.v.m. mogelijk brandgevaar.

-Vooraf toestemming vragen voor vervanging bij Gemeente.

-Kan de kantine iets groter dan die op het plan, het lijkt krap.

-Overleg met tuin 26 over afscheiding.

-Materialen zijn buiten onze regio vaak goedkoper dan hier.

-Overweeg of containers mogelijk zijn

-Vraag meer mensen die mee kunnen denken in de bouwcommissie

Verdere tips omtrent de kantine kunnen tot 1 september 2023 worden doorgegeven.

In de komende nieuwsbrief zal een (hernieuwde-) oproep komen voor versterking van de bouwcommissie.

Bijentuin (Tuin 56)

Naar aanleiding van de discussie over de bijentuin heeft het bestuur Ronald Hamburg een voorstel gedaan voor een bijdragen van een opslag Ronald is hier niet mee akkoord gegaan. En gaat zijn spullen als hij vertrekt ergens anders opslaan, als het goed is in de tuin van Elsa. Het voor de bijentuin gereserveerde geld € 2300 zal met instemming van de ALV worden toegevoegd aan de reservering van de kantine.

Als Ronald stopt zal het bestuur bekijken wat er dan met de bijen gaat gebeuren.

Rondvraag

Dick Randshuizen: heeft een vraag over het bodemrapport, Maurits belooft de email hierover op te zoeken.

Loes Beuk: Maandag wordt de boom in haar tuin even als de bomen bij tuin 1 gesnoeid. Kan deze door leden worden afgevoerd, zij kan dit zelf niet, ze wil hier een vergoeding voor geven aan de vereniging. Afgesproken wordt dat dit op het parkeerterrein gelegd mag worden Karel zal gevraagd worden het te hakselen. Grote stukken afvoeren. Wie wil ze hebben?

Joop Karsten: Er zijn steeds meer honden op het terrein. Prima, maar de eigenaren moeten ze in de openbare ruimte wel kort aangelijnd houden, Er zijn kinderen en volwassenen die angst hebben voor honden. Het staat in de reglementen dat honden aangelijnd moeten zijn. Laten we elkaar daar op aanspreken.

Joop Karsten: Er zijn nu een aantal mensen zie door ziekte hun tuin niet goed kunnen bijhouden. Laten we met elkaar deze mensen helpen door hun tuin te verzorgen. Joop doet al veel, maar is binnenkort 2 weken met vakantie. Zie je een tuin die wat hulp kan gebruiken, vraag de gebruiker dan of die hulp nodig heeft. De telefoonlijst van de leden hangt in de kantine tegen de boekenkast.

Franska Tijhuis: we hebben op 26 augustus een zomerfeest met zelfgemaakte hapjes en drankjes aangeboden door het bestuur. Schrijf je in de lijst hangt in de kantine.

Sluiting

Deze vergadering werd om 15.09 uur gesloten

Ieder werd uitgenodigd voor een drankje en een hapje.

Aanwezig waren:

TUINNUMMER	NAAM
3c	Michiel van Breda
5	Vasyl Kotsiuba
8	Frans Beeloo
6	Hac-Wah NG
11	Mieke van Beek
12	Marja Brouwer
13	Sanne Nusselder
16	Loes Beuk
17	Maurits de Lange
19	Marianne Vos-Stolk
20	Astrid Glas
22	Dick Overduin
26	Femke Franken-Oskam
31	Marielle Karsten
34	Van Riel
36	Dick Randshuizen
45	Franska Tijhuis
49	Alim Rahimi
50	Loek Wildschut
52	Leo Koster
54	Bep Beerbaum
55	Diane Schnelle